Datagedreven huisvestingsmanagement

De digitale transitie opent mogelijkheden voor het beheer van jouw organisatie. En onze ontrafelexperts staan klaar om jouw organisatie te begeleiden door deze transformatie! Stel je voor: je vastgoedportefeuille, ruimtebezetting of duurzaamheidsprestaties helder en overzichtelijk in één oogopslag. Dit én meer kunnen wij bij Aestate realiseren. Op deze manier helpen onze ontrafelexperts je bij het nemen van toekomstbestendige beslissingen. Wij maken slimme combinaties van informatie uit diverse bronnen en gieten deze in digitale dashboards. Inzicht is vereist om als organisatie te kunnen optimaliseren en wij helpen jouw organisatie daar graag bij. Laat ons je gids zijn naar een slimmer, duurzamer en succesvoller pad voor jouw organisatie!

Tim van der Wal Medior adviseur

Onze aanpak

Als organisatie is het van belang om duidelijke doelstellingen voor ogen te hebben op basis waarvan je stuurt in termen van bezetting en benutting van ruimte, duurzaamheid. Niet alleen vandaag en morgen, maar ook gericht op de doelstellingen over 5 tot 10 jaar. Heb je dat nog niet in beeld? Dan starten we met een droomsessie waarbij we in beeld brengen wat de doelen voor jouw organisatie zijn. Dit is het startpunt voor de digitale transitie. Vervolgens identificeren we de aanwezige en benodigde systemen en data en bepalen we de randvoorwaarden.

Vaak is er veel informatie aanwezig in de organisatie, maar is het vastgelegd in losse en soms onoverzichtelijke systemen, losse documenten versnipperd door de organisatie. Daardoor is de informatie niet altijd volledig en juist, en kan de stuurinformatie onbetrouwbaar zijn. We brengen bestaande informatie en mogelijke informatiebronnen in beeld en zorgen zo voor een stevige basis. Vervolgens bepalen we welke informatie ontbreekt en hoe die aangevuld kan worden. Met alle informatie op orde is het als organisatie mogelijk om vooruit te kijken, en slimme keuzes te maken voor de toekomst.

Het is belangrijk om hierbij een gefaseerde aanpak te kiezen, met een stapsgewijze werkwijze in een Proof-of-Concept dashboard. Door het werkenderwijs vorm te geven, ontstaan er snel zichtbare resultaten én wordt er draagvlak binnen de organisatie ontwikkeld. Zo wordt de digitale transitie in gang gezet.

De implementatie van het dashboard start met een interactieve speurtocht door jullie dashboard. Daarna worden ook jij en je collega’s eigen met jullie dashboard door een – voor jullie informatiebehoefte op maat gemaakte – masterclass Power BI. Zo kunnen jullie direct aan de slag!

Onze dashboards

Bij het ondersteunen van jouw organisatie op het gebied van datagedreven huisvestingsmanagement bieden wij een breed scala aan diensten, weergegeven in digitale dashboards. Aangezien elke organisatie anders is, is ook elk dashboard anders. Daarom ontwerpen we samen met jou en jouw organisatie de dashboards op basis van standaard templates, met informatie in verschillende views voor verschillende collega’s. Deze dashboards zijn ontworpen om jouw organisatie inzicht te geven en om te kunnen sturen en managen op basis van data. Door vanuit de doelstellingen KPI’s vast te stellen en te monitoren ontstaat managementinformatie die inzicht geeft in de prestaties van jouw organisatie.

Onze visuele dashboards zijn overzichtelijk doordat we voor vastgoedsturing op portefeuille- en pandniveau – eventueel in 3D – de beschikbare informatie kunnen projecteren in het dashboard, wat het gemakkelijker maakt om de informatie te begrijpen en interpreteren. Bovendien zijn ze interactief: je kunt filteren en inzoomen op gedetailleerde informatie. Onze dashboards en database dienen bovendien als een centraal knooppunt voor data. En schaalbaarheid zorgt ervoor dat onze dashboards mee kunnen in de veranderende behoeften van jouw organisatie.

Onze digitale dashboards zijn ontworpen om jouw organisatie helpen sturen op haar doelstellingen en zo een effectieve- en efficiënte bedrijfsvoering vorm te geven in de complexe wereld van informatiemanagement. Ze bieden het inzicht dat je nodig hebt om geïnformeerde, toekomstgerichte beslissingen te nemen.

"De dashboards zijn ontworpen om jouw organisatie inzicht te geven en om te kunnen sturen en managen op basis van data."

Producten

Aan de kant van het gebruik kunnen we bijvoorbeeld helpen met een ruimtebehoeftemodel voor onderwijs of, onderzoeksomgevingen of kantoren. Aan de kant van de beschikbare ruimte kun je denken aan inzicht in jouw vastgoedinformatie, een locatieanalyse, mobiliteits- / reistijdenanalyse. Daarnaast plotten wij ook het toegewezen gebruik van ruimtes en wordt dit vergeleken met het daadwerkelijke gebruik, door middel van een bezettingsgraadmeting. Zo heb je inzicht in hoe efficiënt de ruimtes in jouw organisatie worden gebruikt. Specifiek voor het onderwijs kunnen we ook roosteranalyses uitvoeren. Het matchen van eerdergenoemde onderdelen – vraag, aanbod en gebruik – geeft een compleet inzicht.

Een ander voorbeeld waarin een dashboard met database een handig hulpmiddel is, is bij het monitoren van duurzaamheidsdoelstellingen en -prestaties. Zo maken we in een digitaal dashboard de doelstellingen en prestaties van jouw organisatie – op basis van duurzaamheidsambities- inzichtelijk, maar dit doen we ook voor ESG en CSRD geautomatiseerde rapportages. Zo kun je dagelijks sturen op jouw duurzaamheidsambities en tegelijk voldoen aan je rapportage verplichting. Wij bieden een strategie duurzaamheidssessie, een energiefitscan en maatwerkadvies zodat jij strategisch kan sturen op jouw duurzaamheidsambities.

Slimme gebouwen

Slimme gebouwen, of smart buildings, een begrip dat steeds vaker genoemd wordt. Maar wat moet je er als organisatie mee en wanneer is jouw gebouw “slim”? Samen verkennen we de mogelijkheden voor jouw organisatie.

We streven ernaar om het gebruik en beheer van gebouwen efficiënter en slimmer te maken. Dit doen we door allereerst de beschikbare ruimten in kaart te brengen en aansluitend het gebruik. Vervolgens stellen we samen doelstellingen op en bepalen we strategieën om deze te behalen. Vaak is er al veel informatie aanwezig, maar is het vastgelegd in losse en soms onoverzichtelijke systemen. Wij verzamelen de juiste informatie en zorgen ervoor dat het op de juiste manier ingezet wordt.

Op deze manier bouwen we aan een stevige basis: informatie op orde, plattegronden gecheckt met de huidige situatie, de gebruikers in kaart gebracht, et cetera. Met die stevige basis is het als organisatie ook mogelijk vooruit te kijken, en slimme keuzes te maken voor de toekomst.

Hulp van onze ontrafelexperts?

Kunnen wij jouw organisatie verder brengen? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden bespreken! Dit kan via 030-637 63 77 of info@aestate.nl.