Nieuws / 19 oktober 2017

Recentelijk rondde Aestate een huisvestingstraject af bij de Universiteit Utrecht (UB). De UB heeft twee grote, drukbezochte locaties: één in de Binnenstad en één op De Uithof, met dagelijks meer dan 1000 bezoekers. In deze dynamische omgeving is het onmisbaar een centraal aanspreekpunt te hebben voor facilitaire- en huisvesting gerelateerde vraagstukken. Door het plotseling wegvallen van de demand manager Facilitair was aan Aestate gevraagd deze functie ad interim te vervullen. Daarnaast heeft Aestate twee urgente huisvestingsprojecten voor de UB uitgevoerd, namelijk het uitbreiden van de studieplaatsen en de herindeling van kantoren.

Vraagstukken

Demand manager Facilitair –ad interim

De demand manager Facilitair is het eerste aanspreekpunt van de directie van de bibliotheek en heeft een centrale rol op het scharnierpunt van de bibliotheek, het Facilitair Service Centrum en de directie Vastgoed en Campus op het terrein van huisvesting, gebouwzorg, onderhoud, beveiliging en schoonmaak. Met grote huisvestingsvraagstukken in het vooruitzicht was snelle en adequate invulling van deze functie van groot belang. Judith Willemsen, senior adviseur huisvesting bij Aestate, heeft deze rol ad interim vertegenwoordigd.

Uitbreiding studieplaatsen

Al enige tijd stond het uitbreiden van de studieplaatsen hoog op de prioriteitenlijst van de bibliotheek en de beoogde opleverdatum kwam snel dichterbij. Aestate heeft namens de bibliotheek de plannen hiervoor in hoog tempo uitgewerkt in een vlekkenplan en dit in nauwe samenwerking met de directie Vastgoed en Campus omgezet in een ontwerp om zo binnen de gestelde termijn tot realisatie te komen.

Herindeling kantoren

Door groei en veranderingen in de organisatie waren de medewerkers niet logisch en efficiënt gehuisvest. Dit zorgde voor onnodige zoekacties naar directe collega’s en inefficiëntie van de afdelingen. Om werkplekken beter te gebruiken en gebruikers zo te huisvesten dat samenwerking tussen gebruikersgroepen wordt gestimuleerd, is Aestate gevraagd een plan te maken voor het herinrichten van de kantoorverdiepingen. In totaal gaat het om twee verdiepingen met 130 werkplekken en 9 verschillende gebruikersgroepen. Judith Willemsen: “Het resultaat was verassend omdat het gebruikers onmogelijk leek om werkplekken te delen en er gesproken werd over te weinig kantoorruimte. Dit strookte niet met onze observaties. Nadat alle puzzelstukken waren gelegd heeft Aestate een voorstel aangedragen waar de bibliotheek zelf niet aan had gedacht, maar wat precies de juiste oplossing bleek te zijn voor het vraagstuk.”

Door het ophalen van informatie, het aan elkaar koppelen van de puzzelstukken, het geven van duidelijkheid en inzicht en de samenwerking op te zoeken heeft Aestate eraan bijgedragen dat voor iedereen de doelstelling en het proces helder werd. Aan het eind van het traject heeft Aestate de nieuwe demand manager Facilitair ingewerkt waardoor deze goed van start kon.

Anja Smit, directeur Universiteitsbibliotheek Utrecht: “Aestate heeft ons snel en adequaat kunnen helpen bij onze vraag om een interim oplossing. De geleverde deskundigheid heeft ervoor gezorgd dat de continuïteit van onze dienstverlening gewaarborgd was.”