Nieuws / 13 september 2022
Begin 2022 zijn onze ontrafelexperts Isabel Richardson en Jetske de Graaf samen met Kirstin de Boer van Plan12 gestart bij de Centrale Staf (CS) afdelingen van de Wageningen University for Research (WUR). De WUR heeft een organisatie breed strategisch huisvestingsplan (SHP) opgesteld, waarin WUR brede uitgangspunten voor de werkomgeving zijn benoemd. Het faciliteren van hybride werken is hier ook onderdeel van. Plan12 is gevraagd om de vertaling van het SHP naar een passend werkomgevingsconcept voor CS te maken, waarbij de behoeften van de gebruikers een belangrijk uitgangspunt zijn.
Het organisatie brede strategisch huisvestingsplan van de WUR vraagt elke eenheid een eigen huisvestingsplan op te stellen, gebaseerd op de uitgangspunten van het SHP en de behoeften en activiteiten van de eigen eenheid. Binnen de kaders van het strategisch huisvestingsplan zijn de eenheden namelijk vrij zelf kleur te geven aan de manier van werken en inrichting van de werkomgeving. Plan12 is ingeschakeld om de uitgangspunten van het SHP en de veranderende behoeften van de CS medewerkers te vertalen naar een passend werkplekconcept. Hiervoor is opnieuw een mooie samenwerking tussen Plan12 en Aestate opgezet.
Ophalen behoeftes gebruikers
Gestart is met het formuleren van de huisvestingsambitie van CS. Hierin is naast de uitgangspunten van het SHP, ook de ambitie van CS meegenomen. In een ambitiesessie zijn deze op interactieve wijze vertaald naar de uitgangspunten en ambitie voor de huisvestingsomgeving van CS.
Naast de ambitie is ook opgehaald wat de activiteiten en behoeftes van de medewerkers van CS zijn. Hiervoor is een CS brede enquête uitgezet. Onderdeel hiervan was ook een activiteitenregistratie, zo registreerden medewerkers voor twee weken hun werkzaamheden inclusief werklocaties. Ook zijn er enquêtevragen over de werkplek, de manier van samenwerken en de cultuur gesteld. Alle enquêteresultaten zijn beschikbaar in een Dashboard, waarin per functie en afdeling de gemiddelde resultaten zijn weergeven. Met deze data zijn opgesteld.
Interactieve sessies
In interactieve sessies met een vertegenwoordiging van elke afdeling, is aan de hand van de huisvestingsambitie en de opgehaalde informatie uit de survey een verdere slag gemaakt richting het werkomgevingsconcept. In een eerste sessie zijn aan de hand van verschillende persona’s de gewenste manier van werken en samenwerken voor CS besproken.
De tweede sessie is een bouwstenenmix sessie. Hierin is per afdeling gekeken naar welke bouwstenenmix bij hen past. Input hiervoor waren de activiteitenprofielen uit de enquête, de huisvestingsambitie en de persona’s. De deelnemers hebben de bouwstenen ten opzichte van elkaar kunnen plaatsen op een plattegrond, waarmee zij zijn gekomen tot een indeling die het beste hun manier van werken kan faciliteren. Ook is met de deelnemers besproken welke afspraken er passen bij deze bouwstenenmix. Hoe gaan ze gezamenlijk gebruik maken van de werkomgeving?
Plan12 en Aestate hebben alle bovenstaande input verwerkt tot een werkomgevingsconcept voor CS. Het werkomgevingsconcept is gebaseerd op de activiteiten en behoeftes van CS en vormt de basis voor het gebruik en de indeling van de werkomgeving. Samen met CS en het Facilitair bedrijf wordt nu gekeken hoe dit werkplekconcept te vertalen naar hun huidige gebouw: welke fysieke aanpassingen en verandering in gebruik zijn er nodig om het werkomgevingsconcept succesvol te implementeren?
Ook een huisvestingsvraag?
Neem voor meer informatie over deze huisvestingsopgave of vrijblijvend advies contact op met Kirstin de Boer via telefoonnummer 030 – 637 63 77.