Nieuws / 20 februari 2014
De uitdaging van het verhuren aan bedrijven is dat de infrastructuur en beheerorganisatie ingericht moet zijn op dienstverlening aan externe partijen. Vandaar dat Vastgoed & Campus (V&C) van de UU heeft besloten een project te starten om het verhuurproces aan externe bedrijven en de daarbij behorende dienstverlening onder de loep te nemen, inzichtelijk te maken, waar nodig te verbeteren, en in procedures met duidelijke verantwoordelijkheden vast te leggen.
In toenemende mate heeft de Universiteit Utrecht (UU), als eigenaar van vastgoed in De Uithof en stakeholder van stichting Utrecht Science Park (USP), te maken met verhuur van huisvesting aan externe partijen.
Om Life Science bedrijvigheid te stimuleren is een incubatorgebouw in ontwikkeling. In afwachting van de oplevering is leegstaande ruimte beschikbaar gesteld en deels verhuurd in diverse gebouwen van de UU. Daardoor krijgen niet alleen USP en de universitaire dienst Vastgoed & Campus (V&C), maar ook andere universitaire diensten en faculteiten te maken met verhuurprocessen. Deze processen omvatten een breed scala aan activiteiten; van het opstellen van een huurcontract tot het registreren van chemicaliën tot het onderhouden van een BHV organisatie.
Het project is genaamd VEDEX: Verhuur En Dienstverlening ten bate van Externe partijen. De UU heeft Aestate benaderd om het project uit te voeren, ondersteund door een vertegenwoordiging van stichting USP en de verschillende universitaire diensten en faculteiten. Het project is gestart met een analyse van het verhuurproces: hoe verloopt het gewenste verhuurproces, hoe verloopt het huidige verhuurproces en wat zijn hierin de knelpunten? Input voor deze analyse zijn de ervaringen van de bij verhuur betrokken partijen. Vervolgens zijn oplossingsrichtingen uitgewerkt. Daarnaast zijn procedures voor het verhuurproces opgesteld en vastgelegd in processchema’s. Deze schema’s geven helder weer welke processen doorlopen worden, in welke volgorde, binnen welk organisatieonderdeel en wie verantwoordelijk is voor ieder proces.