Een maatpak voor de ondersteunende diensten van de UvA en HvA

De gezamenlijke diensten van de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam moesten haar huidige plek in de zomer van 2021 verlaten. De circa 600 fte van ICTS, Facility Services en het Administratief Centrum verhuisden mei 2021 naar Amsterdam Zuid-Oost. De locatiekeuze, een stuk verder van de campussen dan het kantoor bij station Amsterdam Amstel, leidde ertoe dat er op een andere manier moest worden gewerkt en samengewerkt met de faculteiten.

Het project moest resulteren in een uitnodigende en verrassende werkomgeving voor de diensten en extra werkplekken dicht bij de faculteiten. Met de lessons learned van de werkomgeving op dat moment en met bijzondere aandacht voor styling, interieur en welzijn van de medewerker, ging de nieuwe werkomgeving hét experience center van de diensten worden.

Projectmanagement

Aestate is vanaf de locatiekeuze bij het project betrokken geweest en nam het projectmanagement voor haar rekening. Begin 2020 stelden we samen met een werkgroep vanuit de organisatie het Programma van Eisen op. Yvonne: “De ambities van de organisatie waren duidelijk: transformeer dit saaie kantoor tot een experience center voor de diensten, een place to be! Met de laatste inzichten op het gebied van huisvesting, meubilair, ICT, AV en hospitality hebben we een werkomgeving gemaakt die verrast en inspireert. Dit moet ook de plek zijn waar medewerkers zelf nieuwe concepten en producten kunnen testen.”

Daarnaast was Aestate ook betrokken bij het verandertraject: het coachen van de gebruikers naar de nieuwe werkomgeving. Hoewel de inrichting en ICT-faciliteiten belangrijk waren, bepaalde de manier waarop medewerkers hun omgeving gebruiken voor een groot deel het succes van het traject.

Daarbij zijn verschillende onderdelen van belang geweest. Bijvoorbeeld de grotere afstand tot de campussen: de diensten komen verder van de faculteiten van de HvA en UvA af te zitten. Dit vroeg om een vernieuwde manier van werken, vergaderen en reizen. Verandermanager Pauline: “Goede medewerkersbetrokkenheid binnen een project is een balans vinden tussen informeren, inspireren en betrekken. Daarbij wil je zorgen dat de medewerkers zich gesteund voelen in de overgang naar een nieuwe omgeving, zodat ze deze zich snel eigen kunnen maken.”

Een Activiteit Gerichte Werkomgeving, werkt dat wel?

Voor de werkomgeving zijn we uitgegaan van Activiteit Gericht Werken (AGW). De werkomgeving nu biedt een diversiteit aan werk- en overlegplekken, waaruit de medewerker kan kiezen afhankelijk van de behoefte op dat moment. In de oude werkomgeving was dit concept ook al grotendeels toegepast, maar die werkomgeving werd door de werknemers niet goed beoordeeld. Dus waarom zouden we dan nog Activiteit Gericht Werken (AGW)? Daarbij heeft AGW vaak een negatieve associatie met de open, rumoerige kantoortuin. Maar dat is onterecht. Verschillende onderzoeken laten juist zien dat AGW, met de juiste mix aan werkplekken én de juiste gedragsafspraken, als heel prettig kan worden ervaren.

Ontwerpfase

Voor de ontwerpfase was het dan ook de uitdaging om die diversiteit duidelijk tot uitdrukking te brengen. Yvonne: “Interieur en styling waren een heel belangrijk onderdeel van het ontwerptraject. De keuze voor een mix aan standaard bouwstenen betekent niet dat alles er hetzelfde uit komt te zien, juist niet! We hebben gezocht naar veel variatie in de aankleding van de verschillende zones en ruimtes. Door de juiste styling kan je op natuurlijke wijze afdwingen waar concentratie, rumoer, ontspanning en beweging een plek krijgt. En met veel afwisseling in de inrichting en verrassende elementen ontstaat een heldere oriëntatie in het gebouw, waar het vaak aan ontbreekt in een eentonig kantoor.”

Door medewerkers te betrekken in de ontwerpkeuzes kwam de identiteit en ambitie van de organisatie echt tot uitdrukking in het project, voelden mensen zich sneller op hun plek, en kon het de organisatie zelfs versterken. In de ontwerpfase werd al het voorbereidende werk beloond met concrete en visuele plannen, dan ging het écht leven. “De allerleukste fase van een project, als je het mij vraagt!” – Yvonne.