De herinrichting van het Kamerlingh Onnes Gebouw (KOG) in Leiden is al enige tijd onderwerp van gesprek van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. Aanleiding is de veranderende vraag naar werkplekken binnen de faculteit. Het herinrichten is een integrale verandering in de functie van werkplekken. Daarbij komt dat het gebouw waarin de faculteit zich bevindt, beperkte mogelijkheden tot uitbreiden heeft; het is een rijksmonument.
>Planvorming herinrichting
Sinds juni 2017 werkt Aestate /ontrafelexperts naar volle tevredenheid van het Faculteitsbestuur als projectleider aan de planvorming voor de herinrichting. Samen met de instituten zijn de uitgangspunten naar een gedragen vlekkenplan en inrichtingsvoorstel vertaald. Ook is Aestate aanspreekpunt vanuit de faculteit voor de expertise centra Vastgoed, ICT Shared Service Center en het Universitair Facilitair Bedrijf voor de realisatie. Het herinrichtingsplan gaat uit van een modern huisvestingsconcept, gebaseerd op het uitgangspunt van activiteítgerelateerd werken en het delen van werk- en overlegplekken. Beide zijn nieuw binnen de faculteit. Dit vergt dan ook intensief overleg en aandacht voor communicatie. Ook de duurzaamheidsambities liggen hoog, er wordt gestreefd naar een grote van mate van hergebruik van uitkomende materialen. Voor deze ontwikkeling doorlopen we samen met het expertise centrum Vastgoed de aanbestedingsprocedures en het vergunningentraject. Het betreft een complexe opgave met veel stakeholders en uiteenlopende belangen.
Factsheet
5.150 m² oppervlakte
520 werkplekken
5 miljoen euro
Monumentaal pand
Aanleiding en kaders project
Medewerkers van de faculteit ervaren een krapte in werkplekken. Ook is er voor nieuwe collega’s niet direct een eigen werkplek beschikbaar omdat er geen ruimte meer is voor extra werkplekken. In 2015 zijn er meerdere onderzoeken gedaan naar de haalbaarheid van een uitbreiding en naar de bezetting en benutting van de bestaande werkplekken. Momenteel zijn er veel overleg- en werkplekken in één ruimte waardoor de werkplekken niet gebruikt kunnen worden als er overleg is en andersom.
Gebruikerswens
Aestate heeft samen met de faculteit de bestaande situatie in kaart gebracht en de knelpunten inzichtelijk gemaakt. Door een andere mix van werk- en overlegplekken en door deze anders te positioneren over de verdiepingen kan de beschikbare ruimte efficiënter worden gebruikt. Aan de hand van universitaire activiteitenprofielen is een opzet gemaakt voor de mix in werkplekken. Deze is vertaald naar het gebouw in een referentieontwerp. Tegelijkertijd is op basis van kengetallen een raming gemaakt van de investeringskosten. Zo konden het ontwerp proces en het aanbestedingsproces tegelijk op lopen en is de voorbereidingstijd verkort. Uitgangspunt voor de herinrichting is het behoud van een prettige werkomgeving in het KOG waar medewerkers en gasten graag naartoe komen. Het doel is om te komen tot een toekomstbestendige inrichting waarbij de veranderingen in formatie zónder verbouwingen en ingrijpende verhuizingen kunnen worden opgevangen. Hierbij gaat het enerzijds om het inrichten van het KOG met zoveel mogelijk generieke werk- en overlegplekken die door iedereen gebruikt kunnen worden en anderzijds om de wens van de gebruikers voor een ‘eigen’ plek en ruimte.
Procesverloop
Het efficiënter gebruik maken van de beschikbare ruimte kan door gebruik te maken van ‘activiteit gerelateerde werkplekken’ die geclusterd zijn om een herkenbare thuisbasis van een instituut. Activiteit gerelateerde werkplekken houdt in dat de overlegplekken en werkplekken voor geconcentreerd werken gescheiden worden. Ook wordt onderscheid gemaakt in werkplekken voor langdurig (geconcentreerd) werken en kortstondigere activiteiten.
Referentieontwerp
Het referentieontwerp is met de instituten besproken en op maat gemaakt. In gebruikerssessies zijn de wensen en eisen voor de werkplekken, voorzieningen en informele ontmoetingsplekken geïnventariseerd. De architect van de universiteit is vanaf het begin betrokken en heeft sfeerimpressies gemaakt zodat gebruikers konden zien wat er gemaakt zou worden. Dit praat met gebruikers makkelijker dan met plattegronden. Het referentieontwerp bestaat uit bouwstenen, die in samenspraak met het UFB, ISSC en Vastgoed verder uitgewerkt zijn tot een alternatief Programma van Eisen. Dit is gebruikt voor de aanbesteding van een bouwteampartner. In het ontwerpteam zijn de impressies, het referentieontwerp en de bouwstenen tot één geheel uitgewerkt. De formatie van de faculteit verandert continu. Om ongelijke verdeling van werkplekken te voorkomen, is een verdeelmethodiek ontwikkeld die opgenomen is in de jaarlijkse PC cyclus.
Meer informatie?
Neem voor meer informatie over dit project of vrijblijvend advies contact op met Tim van der Wal via 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar tvanderwal@aestate.nl
Een integrale veranderopgave in een rijksmonument
Tim van der Wal
Huisvestingsmanagement