Projectondersteuning en gebruikersbegeleiding bij Gemeente Voorne aan Zee

Uitvoering korte termijn routekaart

De implementatie van de huisvestingsvisie omvat verschillende stappen die werken naar een toekomstige werkomgeving voor de gemeente Voorne aan Zee. Zie ons eerdere nieuwsbericht voor een overzicht van de stappen die we hebben genomen (Uitrol huisvestingsvisie Voorne aan Zee | Aestate). We bevinden ons nu bijna aan het einde van deze routekaart en de medewerkers van de gemeente Voorne aan Zee werken met veel plezier in hun nieuwe werkomgeving.  

Projectondersteuning

In de afgelopen periode heeft Rein Verhoeven de gemeente ondersteund bij de uitvoering van deze routekaart door middel van projectondersteuning en inkoopadvies. De rol van Rein omvat het voorbereiden en voorzitten van (bouw)overleggen, het bewaken van acties, kwaliteit en budget, het afstemmen van inhoud van offertes met leveranciers en het coördineren van de uitvoeringswerkzaamheden op de werkvloer. Dit heeft geresulteerd in een succesvolle verbouwing en continuïteit tijdens het verhuizingstraject. 

“Eind 2022 zijn we gestart met de verhuizing en verbouwing van het voormalige gemeentehuis van Hellevoetsluis. Alle medewerkers van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee moeten namelijk in dit gemeentehuis kunnen werken. Dit betekent dat er een behoorlijk aantal aanpassingen aan het gebouw en aan de inrichting moesten plaatsvinden. Om dit te realiseren is besloten het traject in fases (per verdieping) op te delen, zodat de overlast voor de medewerkers minimaal bleef. Het voormalige gemeentehuis in Brielle diende hierbij als tijdelijke werklocatie voor een deel van de afdelingen.” 

Tijdens deze fases heeft Rein zich met name gericht op het bewaken van de planning en technische uitvoering van alle werkzaamheden. De werkomgeving is opnieuw ingericht met zowel nieuw als bestaand meubilair, er zijn ruimtes voor ontmoeting en aanlanden gerealiseerd en de toiletgroepen zijn volledig gerenoveerd. Ter afronding van iedere fase is de verdieping met opdrachtgever en aannemer opgeleverd. 

Vorige



Volgende

Gebruikersbegleiding en teamvorming

Een ander belangrijk aspect van de implementatie van de huisvestingsvisie is gebruikersbegeleiding en teamvorming. We streven ernaar om de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij de implementatie van de huisvestingsvisie, zodat het een gezamenlijk “project” wordt. Tot nu toe hebben we twee sessies per afdeling van de gemeente Voorne aan Zee gehouden. Tijdens de eerste sessie stonden afspraken over huisvesting en samenwerking centraal. We bespraken welke afspraken er al waren en hoe we deze specifiek voor elke afdeling konden maken. Daarnaast hebben we de medewerkers aan het denken gezet over het gewenste gebruik van de werkomgeving, door middel van stellingen, om gezamenlijk meerdere uitgangspunten te formuleren.  

De tweede sessie heeft plaatsgevonden na de verhuizing. Medewerkers van de afdelingen hebben met elkaar een ‘housewarming’ gehouden. Hoe kunnen we als afdeling zorgen voor een goede gezamenlijke start in de nieuwe werkomgeving? Dozen uitpakken, lockers toebedelen, een creatieve wand met elkaar creëren, ervaringen delen over de werkplekken en niet te vergeten: elkaar wat beter leren kennen! Onze ontrafelexpert Yvonne Janse heeft met ondersteuning van collega’s deze sessies georganiseerd en begeleid, met een geslaagd resultaat. 

Samen met gemeente Voorne aan Zee werken wij aan een toekomstige huisvesting waarin alle medewerkers zich thuis zullen voelen. De kennis en ervaring van Aestate over het uitrollen van werkplekconcepten, projectondersteuning en gebruikersbegeleiding dragen bij aan het vormgeven van deze toekomstige huisvesting voor gemeente Voorne aan Zee. 

Vorige



Volgende