Veiligheidsregio Utrecht; Specificeren en Aanbesteden

Naast de omvang en de scope van de opgave hebben de ontrafelexperts van Aestate gekeken naar de organisatiekenmerken van de VRU om te kunnen bepalen wat voor contract het beste paste. De VRU was op het gebied van installatietechnisch onderhoud geen professional, wel stelde zij hoge eisen aan de betrouwbaarheid van de installaties en wilde zij ontzorgt worden. Tegelijkertijd wilde zij zeggenschap hebben en snel schakelen in geval er storingen zijn.

Het aanbesteden van onderhoud is niet alleen het vinden van een marktpartij. In de praktijk blijkt dat op dit gebied regelmatig niet de optimale keuzes worden gemaakt. Daarom is het belangrijk dat er antwoord wordt gegeven op vragen als: Wat vind je als organisatie belangrijk? En wat kun en wil je als organisatie? Samen met de scope van het onderhoud ontstaat dan een beeld van de beste contractvorm.

Inventarisatie installaties

Ter bepaling van de scope werd er een inventarisatie van de installaties gedaan. Hiervoor zijn conditiemetingen uitgevoerd. Zo werd meteen inzichtelijk wat de staat van de installaties was en of er sprake was van achterstallig onderhoud.

Om vast te stellen welke installaties bedrijfskritisch waren, ging Aestate met de VRU in discussie. Voor welke onderdelen was er een preventief onderhoudscontract nodig of gewenst en welke onderdelen kunnen in geval van een storing opgelost worden? Zo werd de vraag gesteld of er noodzaak was om preventief bouwkundig onderhoud uit te besteden; de sloten van de voordeur hoeven bijvoorbeeld niet elk jaar gecontroleerd te worden, terwijl dat voor de overheaddeuren die gebruikt worden tijdens de uitruk wel van belang is.

Contractvorm

In de volgende stap werd er door Aestate gekeken naar wat de VRU op dat moment aankon op het gebied van de aansturing van het onderhoud en naar wat voor opdrachtgever zij kon én wilde zijn. Naar voren kwam dat de VRU te weinig mankracht had om het onderhoud inhoudelijk aan te sturen. Daarnaast was zij vooral gericht op het proces en minder op de techniek. Ook wilde de VRU zich ontwikkelen naar een regie-organisatie, waardoor de te kiezen contractvorm nog geen all-in prestatie contract kon zijn. Aangezien de VRU zich naar een regie-organisatie ontwikkelde, is er gekozen voor een contractvorm waarbij de opdrachtnemer adviseert en in overleg uitvoert.

Vanuit de organisatiekenmerken, de vraag om ontzorgt te worden én de bedrijfskritische gebouwonderdelen is uiteindelijk gekozen om het installatietechnisch onderhoud in één perceel uit te besteden. Het bouwkundig onderhoud wordt voor de bedrijfskritische onderdelen (overheaddeuren en daken) vanwege de specialistische kennis en kunde apart uitbesteed.

Om de opzet te toetsen werd er een marktconsultatie gehouden. Gezien de omvang van de opgave bleek een meervoudig onderhandse aanbesteding passend. En zijn er uiteindelijk een aantal marktpartijen uitgenodigd om een offerte uit te brengen.

Door bij de uitvraag te focussen op wat écht belangrijk was, in zowel de opgave als de beoogde werkwijze, heeft de VRU een marktpartij kunnen selecteren die hierbij aansloot. De conditiemetingen zijn als input aangeleverd voor de te maken inschatting van de tarieven. De selectie van de marktpartij was gericht op de onderlinge samenwerking, de advisering en de tarieven voor het regulier onderhoud: best value procurement.

Implementatie

TTijdens de implementatie werd continu uitgegaan van de geformuleerde doelstellingen en manier van samenwerken. Dit was voor de VRU niet lastig, want dat sloot aan bij hoe zij al werkte en wie zij was. Zo bleef de VRU aan het stuur en wordt het onderhoud aan de bedrijfskritische gebouwonderdelen in de toekomst door een deskundige partij uitgevoerd.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze huisvestingsopgave? Neem dan contact op met Jackie de Vries via telefoonnummer 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar jdevries@aestate.nl