Verbinden strategie en operatie in complexe vastgoedportefeuille

Een mooie uitdaging om binnen het politieke speelveld alle kennis op het gebied van gebouwen, gebruikers, veiligheid en architectuur bij elkaar te brengen. Zoals het aanbrengen van structuur in processen en toewerken naar beter inzicht in de panden en de mogelijkheden en onmogelijkheden daarvan. Speerpunt hierin: in staat zijn om proactief te kunnen handelen.

Basis op orde

Aestate richtte zich op het assetmanagement voor 6 gebouwen in Den Haag, waaronder het ministerie van Economische zaken en Klimaat. Hoe meer gebruikers en stakeholders een gebouw heeft, hoe complexer de organisatie. In de rol van gebouweigenaar ben je verantwoordelijk voor het beheren van het gebouw. Welke huurders komen of zitten erin en kloppen deze contracten met het aantal vierkante meters? Een belangrijk onderdeel van het assetmanagement was dan ook het op orde brengen van de basisorganisatie voor de gebouwen. Zo verbeterden we de inrichting van het contractbeheer dat door het splitsen van ministeries complexer was geworden. Afspraken werden goed vastgelegd en de voor gebouwen noodzakelijke projecten in gang gezet.

Verbinden strategie en operatie

We creëerden inzicht in problematiek op kleinere schaal en koppelden vragen en klachten van gebruikers aan het grotere geheel. Dat betekent facilitaire zaken niet alleen ad hoc oplossen, maar bekijken hoe dit past in het beleid op de langere termijn. Het is hierbij belangrijk dat je het duidelijk uitleggen van de lopende processen duidelijk aan de gebruikers uitlegt. Stap voor stap. Dit leidt tot minder weerstand bij onverwachte tegenslag: de gebruiker overziet het hele traject en zal meer begrip hebben voor de gevolgen. Dit vermindert eventuele frustraties aan zowel gebruikers- als beheerkant.
Voor lopende projecten hebben we dit met succes kunnen toepassen. Met een heldere projectdefinitie als basis en een sturende rol in het onderhouden van contacten met zowel gebruikers, project- en objectmanagers.

Meerjarenplan

Assetmanagement vormt de schakel tussen de gebruiker en portefeuillemanagement. Zo vertaalden we gebruikerswensen in een huisvestingsvraag die we vervolgens afstemden met portefeuillemanagement. Aan welke normen moet de vraag voldoen en wat zijn de kaders waarbinnen het kan worden uitgevoerd? Maar vooral: past het in de meerjarenstrategie? In gezamenlijke strategiesessies brachten we de haalbaarheid van plannen in kaart. Vervolgens was het aan assetmanagement om binnen de strategische kaders de projecten op te starten en te zorgen voor continue afstemming tussen alle stakeholders.

Advies

Meer weten over hoe Aestate organisaties adviseert in assetmanagement? Neem dan contact op met Jackie de Vries via telefoonnummer 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar jdevries@aestate.nl

De meerwaarde van Aestate vind je in de combinatie van daadkracht en zorgvuldigheid. Hierdoor zijn we in staat om operationele beslissingen te koppelen aan (lange termijn) strategie.